Każdy specjalista jest zobligowany do zapoznania się ze sposobami prowadzenia dokumentacji w ramach udzielanych świadczeń i przestrzegania wynikających z nich praw i obowiązków.
1. Wczesne wspomaganie rozwoju:
a. Każdy nowy Pacjent WWRD odbywa pierwsze spotkanie organizacyjne z Koordynatorem Wczesnego Wspomagania Rozwoju. Celem spotkania jest: uzupełnienie niezbędnej dokumentacji, wywiad, zaznajomienie z opinią o potrzebie WWRD, decyzja o przydziale zespołu.
b. Dokumentacja:
– każdy z pacjentów ma własną teczkę imienną z przydziałem godzin,
– każda z teczek, to min. 3 koszulki (1: strona tytułowa z przydziałem godzin i danymi, opinia, podania, dokumentacja medyczna; 2: dokumentacja WWRD; 3: wywiady, testy, diagnozy, prace pacjentów).
– Wniosek o objęcie Wczesnym Wspomaganiem Rozwoju (wypełniają Koordynator i Rodzic),
– Decyzja o objęciu Wczesnym Wspomaganiem Rozwoju (podpisuje Zespół Specjalistów i Dyrektor).
– Kontrakt z Rodzicem (wypełniają Koordynator i Rodzic).
– Wywiad z Rodzicem (uzupełniają Rodzic i Koordynator).
– Indywidualny Program Terapeutyczny (uzupełniają Rodzic i Koordynator, Zespół Specjalistów).
– Plan pracy (uzupełniają Koordynator, Rodzic oraz Zespół Specjalistów).
– Karta Indywidualnego Programu Terapeutycznego (harmonogram uzupełniany przez Specjalistów po każdych odbytych zajęciach).
– Harmonogram i opis działań Zespołu Terapeutycznego (uzupełnia Koordynator, Zespół Specjalistów).
– Teczka osobowa dziecka (uzupełnia Koordynator).
c. Opinia:
– Zasady sporządzania opinii specjalistycznych z zajęć WWR
Na wniosek rodzica/opiekuna pacjenta będącego minimum pół roku w procesie terapeutycznym Zespół zobowiązany jest sporządzić specjalistyczną opinię o dziecku.
Opinia jest bezpłatna dla pacjenta, natomiast odpłatna dla specjalisty w wysokości stawki godzinowej – zgodnie z umową dla świadczenia usług w ramach Wczesnego Wspomagania Rozwoju.
*W wyjątkowych przypadkach – w porozumieniu z koordynatorem – opinia może zostać wydana pacjentom będącym w terapii krócej niż pół roku.
Ogólne:
➔ opinie tworzymy na wzorze firmowym (dostępnym u koordynatora),
➔ nie dokonujemy żadnych zmian w danych adresowych,
➔ samodzielnie wpisujemy w odpowiednie miejsce:
– wszystkie dane dziecka,
– numer opinii o potrzebie WWR,
– datę wydania naszej opinii zgodną z datą przesłania jej do koordynatora.
➔ wystrzegamy się błędów ortograficznych oraz interpunkcyjnych,
➔ dbamy o konsekwencję w stosowaniu polskich znaków,
➔ pamiętamy o właściwym sformatowaniu tekstu: konieczne jest wyjustowanie go, nie zostawianie tzw. “sierotek” i zweryfikowanie czy tekst nie przesuwa się na kolejne linijki,
➔ min. objętość opinii to 1 strona.
Szczegółowe:
1. Nagłówek jest odpowiednim miejscem do opisania części, której dotyczy opinia, na przykład: “Część logopedyczna”
2. Na początku opinii należy umieścić informacje od kiedy jest prowadzona terapia oraz z jaką częstotliwością.
3. Zwracamy szczególną uwagę na poprawne wpisywanie imion naszych pacjentów – zarówno w części nagłówkowej jak i w treści opinii.
4. Podpis w formie maszynopisu jest wystarczający i skraca czas oczekiwania pacjenta na opinię (stacjonarnie opinie podpisuje koordynator lub kierownik/dyrekcja). 5. Gotowe opinie powinny zostać każdorazowo przesłane w formacie PDF, w celu weryfikacji, na adres koordynatora WWR w zależności od lokalizacji: – Gliwice: koordynator.gliwicefocus@gmail.com
– Katowice: koordynator.focuskatowice@gmail.com
6. Czas na wydanie opinii rodzicom to 14 dni. W związku z tym:
– Czas na sporządzenie opinii i przesłanie jej do koordynatora wynosi do 10 dni od dnia otrzymania informacji o wniosku rodzica o jej wydanie; – wszelkie opóźnienia specjalista jest zobowiązany wyjaśnić rodzicowi bez ingerencji rejestracji i koordynatora.
7. Specjalista po zatwierdzeniu opinii przez koordynatora samodzielnie wysyła ją do rejestracji z dopiskiem „zatwierdzona”.
8. Unikamy sytuacji, w których zobowiązujemy się przed pacjentem na sporządzenie opinii w krótszym terminie, ponieważ na proces wydania opinii składają się również działania rejestracji i dyrekcji.
d. Rada Pedagogiczna:
– Spotkania Rady Pedagogicznej są obowiązkowe.
– Ewentualne nieobecności powinny być przekazane do informacji dyrekcji. Specjalista zobowiązuje się, we własnym zakresie, zapoznać z informacjami przekazanymi podczas Rady Pedagogicznej.
INFORMACJE DODATKOWE:
– Indywidualny Program Terapeutyczny: powinien podlegać aktualizacji co semestr, przed lub (w uzasadnionych sytuacjach) po Radach Pedagogicznych, jeżeli pacjent uczestniczy w terapii minimum pół roku. Rady pedagogiczne są planowane na przełomach styczeń/ luty oraz sierpień/wrzesień.
– Ewentualne zmiany w planie terapeutycznym powinny być uzasadnione, wynikać z dobra pacjenta i zostać zaakceptowane przez zespół terapeutyczny oraz zastępcę dyrektora. Formalnie zmian dokonujemy poprzez: 1. dialog w zespole, adnotację w dokumencie “Harmonogram Zespołu”, którą podpisuje zastępca dyrektora; 2. na podstawie podania rodzica/ opiekuna pacjenta, które to podanie zostało zaakceptowane przez zespół terapeutów. Każdorazowo rejestracja powinna być informowana o dokonywanych zmianach.