1. Wszystkie zmiany dotyczące harmonogramu przyjmowania pacjentów wymagają konsultacji z koordynatorami i/lub dyrekcją. 
2. Każdy ze specjalistów jest zobowiązany do nadzorowania swojego harmonogramu pracy. Wyznaczając kolejny termin pacjentowi, specjalista powinien podejść do rejestracji i upewnić się, że dane terminy są dostępne. Jeśli nie – wspólnie z rejestracją i pacjentem dochodzą do trójstronnego porozumienia na jaki termin można umówić pacjenta.
3. Nigdy nie proponujemy pacjentowi terminu wizyty bez pewności, że jest on dostępny.
4. Rejestracja samodzielnie organizuje plan swojej pracy, zgodnie z priorytetami poradni. 
5. W miarę możliwości prosimy o mailowy kontakt z rejestracją, a w sprawach pilnych kontakt telefoniczny (nigdy nie używamy do komunikacji służbowej facebooka, whatsappa, nie wykorzystujemy prywatnych numerów telefonów osób z rejestracji).
6. Należy pamiętać, że ustalona dyspozycyjność harmonogramowa specjalisty i zarezerwowane przez pacjenta terminy są wiążące dla obu stron. 
7. W przypadku wystąpienia “okienek” rejestracja, w miarę możliwości, podejmuje próbę przeniesienia pacjentów. Należy jednak mieć na uwadze, że zgodnie z punktem 4. nie zawsze jest to możliwe. 
8. W rejestracji panuje samoobsługa- tj. specjalista samodzielnie odbiera kluczyk i przygotowaną dokumentację z wyznaczonego miejsca.
9. Jeżeli w obecności pacjenta rejestracja utrzymuje, że dany termin jest zajęty bądź niedostępny, należy mieć na uwadze, że może być to spowodowane informacją, w której posiadaniu jest tylko pracownik rejestracji. Należy unikać polemiki w tym zakresie, szczególnie w obecności pacjenta.

1. Nie poruszamy tematów dotyczących cennika i kwestii finansowych z pacjentami i w obecności pacjentów.
2. Nie podważamy pracy rejestracji w obecności pacjentów, zamiast tego – omawiamy daną kwestię na osobności.
3. W przypadku świadczeń dla dzieci i młodzieży pamiętamy o tym, że rodzic/opiekun zawsze ma możliwość uczestniczenia w zajęciach.
4. Rodzic ma obowiązek pozostania na terenie placówki w trakcie trwania wizyty.
5. W wyjątkowych przypadkach, wyłącznie w odniesieniu do młodzieży, rodzic może dostarczyć pisemną zgodę na samodzielnie przebywanie na wizycie.

1. Wszelkie prywatne rozmowy powinny odbywać się w pomieszczeniu socjalnym.
2. W przypadku kiedy godziny pracy jednego specjalisty zazębiają się z godzinami pracy innego pracownika nie przedłużamy konsultacji, opuszczając gabinet tak, aby umożliwić sprawne rozpoczęcie kolejnych zajęć.

1. Opuszczając gabinet zostawiamy go w takim stanie, w jakim sami chcielibyśmy go zastać. 
2. Należy dopilnować, aby komputer i inne urządzenia elektroniczne zostały wyłączone. Gasimy światło, zamykamy drzwi i okna zdając klucz oraz dokumentację w rejestracji.
3. Opuszczając gabinet w trakcie przerw również pamiętamy o tym, aby zamknąć drzwi na klucz.
4. Swobodnie korzystamy z pomieszczenia socjalnego, w tym z ekspresu do kawy, przy czym pamiętamy, że do obowiązków rejestracji nie należy parzenie kawy innym pracownikom poradni.
5. Prosimy o spożywanie posiłków w pomieszczeniach socjalnych.
6. Przy korzystaniu z lodówki należy pamiętać o wyrzuceniu pozostawionych przez nas produktów niezdatnych do spożycia.

1. Dokumentacja, ani jej fragmenty, nie mogą opuszczać poradni.
2. Specjalista zobowiązany jest wypełniać dokumentację w gabinecie, każdorazowo po wizycie.
3. W trakcie wizyt kartoteki powinny być zwrócone danymi do dołu.
4. Po zrealizowanych wizytach zwracamy kartoteki do rąk rejestracji, danymi do dołu mając przy tym pewność, że osoba obsługująca rejestrację zadba w dalszej kolejności o ochronę danych i dokumenty.
5. Kwestie dotyczące pacjentów omawiamy w gabinecie, nigdy na korytarzu.
6. Konsultacje zespołu w sprawach pacjentów omawiamy w pomieszczeniu socjalnym dbając o dyskrecję oraz dane osobowe.
7. Specjalista zaprasza pacjentów do gabinetu po imieniu lub przychodzi osobiście po nich do poczekalni.

1. Specjaliści zatrudniani na zasadzie umów o świadczenie usług wystawiają faktury za zrealizowane świadczenia w terminie do 4-ech dni od zakończenia miesiąca ich realizacji i dostarczają do placówki w formie drukowanej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, przy czym data wystawienia i data sprzedaży widniejące na fakturach muszą pokrywać się z miesiącem ich realizacji.
2. Do rozliczenia umów zlecenia niezbędne są rachunki, które w ramach współpracy są wystawiane przez księgowość naszej firmy, nie ma zatem potrzeby samodzielnego przygotowywania i dostarczania ich.
3. Wypłaty wynagrodzeń za wszystkie zrealizowane świadczenia są wykonywane w terminie 14 dni od dnia otrzymania środków w ramach dotacji/kontraktu (WWR/NFZ) lub zakończenia miesiąca, w którym były realizowane (komercja), na podstawie prawidłowo wypełnionego rachunku lub faktury.
4. Specjaliści prowadzą indywidualny papierowy rejestr przyjętych pacjentów (w formie zeszytu), który zawsze pozostaje w placówce. W zeszycie zapisywane są wszystkie zrealizowane świadczenia w zależności od ich rodzaju, tj.:
   – świadczenia NFZ: data, imię i nazwisko pacjenta, rodzaj i liczba punktów;
   – świadczenia WWR: data, imię i nazwisko pacjenta, potwierdzenie obecności lub jej braku, czas trwania, podpis terapeuty;
   – świadczenia komercyjne: data, imię i nazwisko pacjenta, rodzaj konsultacji i stawka.
5. W przypadku kiedy jeden specjalista realizuje więcej  rodzajów świadczeń również opisuje ww. świadczenia wg schematu wyraźnie oznaczając dodatkowo ich rodzaj.
6. Placówka prowadzi odrębne elektroniczne rejestry zrealizowanych świadczeń w zakresie świadczeń NFZ i komercyjnych, dlatego też tak ważne jest zapisywanie ww. w zeszycie, który jest podstawą do porównania z rejestrem placówki, a tym samym rozliczenia wynagrodzeń.
7. W przypadku świadczeń komercyjnych należy pamiętać, że pacjent uiszcza opłatę w rejestracji zgodnie z zamówioną usługą – jeśli zatem w trakcie spotkania okaże się, że na rzecz pacjenta będzie realizowane inne świadczenie (przykład: pacjent zarejestrował się na konsultację integracji sensorycznej, a w trakcie spotkania specjalista w porozumieniu z pacjentem uzna, że niezbędne jest przeprowadzenie diagnozy) to specjalista powinien niezwłocznie po spotkaniu podejść do rejestracji i poinformować o zmianie rodzaju usługi.
8. W przypadku świadczeń WWR pacjent/rodzic ma możliwość odwołania i/lub zmiany wcześniej umówionego terminu do 48 godzin przed terminem spotkania. Jeśli do odwołania dojdzie w czasie krótszym niż ww. lub pacjent/rodzic bez uprzedzenia nie pojawi się na umówionych zajęciach, to termin ten uznaje się za zrealizowany tj. specjalista wpisuje zajęcia do zeszytu z adnotacją “nieobecny – odwołano/nie odwołano” i otrzymuje wynagrodzenie tak jakby zajęcia się odbyły, a w odniesieniu do pacjenta/rodzica nie ma możliwości odrobienia tych zajęć. Zasada dotyczy jedynie świadczeń WWR, w przypadku świadczeń komercyjnych i NFZ niestety odwołana konsultacja nie podlega rozliczeniu.
9. W przypadku wizyt komercyjnych poradnia zapewnia pacjentom możliwość internetowej rejestracji terminu po uprzednim uiszczeniu Opłaty Rejestracyjnej w kwocie 30 zł. Celem opłaty jest zmniejszenie odsetka absencji pacjentów na wizycie. Z uwagi na konieczność pokrycia kosztów związanych z serwisem rezerwacji wizyt, prowizji płatności internetowych, utrzymaniu obsługi informatycznej opłaty rejestracyjne nie podlegają rozliczeniu ze specjalistą.

Każdy specjalista jest zobligowany do zapoznania się ze sposobami prowadzenia dokumentacji w ramach udzielanych świadczeń i przestrzegania wynikających z nich praw i obowiązków.

1. Wczesne wspomaganie rozwoju:

a. Każdy nowy Pacjent WWRD odbywa pierwsze spotkanie organizacyjne z Koordynatorem Wczesnego Wspomagania Rozwoju. Celem spotkania jest: uzupełnienie niezbędnej dokumentacji, wywiad, zaznajomienie z opinią o potrzebie WWRD, decyzja o przydziale zespołu.

b. Dokumentacja:
– każdy z pacjentów ma własną teczkę imienną z przydziałem godzin,
– każda z teczek, to min. 3 koszulki (1: strona tytułowa z przydziałem godzin i danymi, opinia, podania, dokumentacja medyczna; 2: dokumentacja WWRD; 3: wywiady, testy, diagnozy, prace pacjentów).
– Wniosek o objęcie Wczesnym Wspomaganiem Rozwoju (wypełniają Koordynator i Rodzic),
– Decyzja o objęciu Wczesnym Wspomaganiem Rozwoju (podpisuje Zespół Specjalistów i Dyrektor).
– Kontrakt z Rodzicem (wypełniają Koordynator i Rodzic).
– Wywiad z Rodzicem (uzupełniają Rodzic i Koordynator).
– Indywidualny Program Terapeutyczny (uzupełniają Rodzic i Koordynator, Zespół Specjalistów).
– Plan pracy (uzupełniają Koordynator, Rodzic oraz Zespół Specjalistów).
– Karta Indywidualnego Programu Terapeutycznego (harmonogram uzupełniany przez Specjalistów po każdych odbytych zajęciach).
– Harmonogram i opis działań Zespołu Terapeutycznego (uzupełnia Koordynator, Zespół Specjalistów).
– Teczka osobowa dziecka (uzupełnia Koordynator).

c. Opinia:
– Zasady sporządzania opinii specjalistycznych z zajęć WWR
Na wniosek rodzica/opiekuna pacjenta będącego minimum pół roku w procesie terapeutycznym Zespół zobowiązany jest sporządzić specjalistyczną opinię o dziecku.
Opinia jest bezpłatna dla pacjenta, natomiast odpłatna dla specjalisty w wysokości stawki godzinowej – zgodnie z umową dla świadczenia usług w ramach Wczesnego Wspomagania Rozwoju.
*W wyjątkowych przypadkach – w porozumieniu z koordynatorem – opinia może zostać wydana pacjentom będącym w terapii krócej niż pół roku.
Ogólne:
➔ opinie tworzymy na wzorze firmowym (dostępnym u koordynatora),
➔ nie dokonujemy żadnych zmian w danych adresowych,
➔ samodzielnie wpisujemy w odpowiednie miejsce:
– wszystkie dane dziecka,
– numer opinii o potrzebie WWR,
– datę wydania naszej opinii zgodną z datą przesłania jej do koordynatora.
➔ wystrzegamy się błędów ortograficznych oraz interpunkcyjnych,
➔ dbamy o konsekwencję w stosowaniu polskich znaków,
➔ pamiętamy o właściwym sformatowaniu tekstu: konieczne jest wyjustowanie go, nie zostawianie tzw. “sierotek” i zweryfikowanie czy tekst nie przesuwa się na kolejne linijki,
➔ min. objętość opinii to 1 strona.
Szczegółowe:
1. Nagłówek jest odpowiednim miejscem do opisania części, której dotyczy opinia, na przykład: “Część logopedyczna”
2. Na początku opinii należy umieścić informacje od kiedy jest prowadzona terapia oraz z jaką częstotliwością.
3. Zwracamy szczególną uwagę na poprawne wpisywanie imion naszych pacjentów – zarówno w części nagłówkowej jak i w treści opinii.
4. Podpis w formie maszynopisu jest wystarczający i skraca czas oczekiwania pacjenta na opinię (stacjonarnie opinie podpisuje koordynator lub kierownik/dyrekcja). 5. Gotowe opinie powinny zostać każdorazowo przesłane w formacie PDF, w celu weryfikacji, na adres koordynatora WWR w zależności od lokalizacji: – Gliwice: koordynator.gliwicefocus@gmail.com
– Katowice: koordynator.focuskatowice@gmail.com
6. Czas na wydanie opinii rodzicom to 14 dni. W związku z tym:
– Czas na sporządzenie opinii i przesłanie jej do koordynatora wynosi do 10 dni od dnia otrzymania informacji o wniosku rodzica o jej wydanie; – wszelkie opóźnienia specjalista jest zobowiązany wyjaśnić rodzicowi bez ingerencji rejestracji i koordynatora.
7. Specjalista po zatwierdzeniu opinii przez koordynatora samodzielnie wysyła ją do rejestracji z dopiskiem „zatwierdzona”.
8. Unikamy sytuacji, w których zobowiązujemy się przed pacjentem na sporządzenie opinii w krótszym terminie, ponieważ na proces wydania opinii składają się również działania rejestracji i dyrekcji.

d. Rada Pedagogiczna:
– Spotkania Rady Pedagogicznej są obowiązkowe.
– Ewentualne nieobecności powinny być przekazane do informacji dyrekcji. Specjalista zobowiązuje się, we własnym zakresie, zapoznać z informacjami przekazanymi podczas Rady Pedagogicznej.

INFORMACJE DODATKOWE:
– Indywidualny Program Terapeutyczny: powinien podlegać aktualizacji co semestr, przed lub (w uzasadnionych sytuacjach) po Radach Pedagogicznych, jeżeli pacjent uczestniczy w terapii minimum pół roku. Rady pedagogiczne są planowane na przełomach styczeń/ luty oraz sierpień/wrzesień.
– Ewentualne zmiany w planie terapeutycznym powinny być uzasadnione, wynikać z dobra pacjenta i zostać zaakceptowane przez zespół terapeutyczny oraz zastępcę dyrektora. Formalnie zmian dokonujemy poprzez: 1. dialog w zespole, adnotację w dokumencie “Harmonogram Zespołu”, którą podpisuje zastępca dyrektora; 2. na podstawie podania rodzica/ opiekuna pacjenta, które to podanie zostało zaakceptowane przez zespół terapeutów. Każdorazowo rejestracja powinna być informowana o dokonywanych zmianach.

2. Komercja:
– dokumentacja prowadzona jest w formie papierowych teczek, w skład których wchodzą oświadczenia pacjentów i/lub ich opiekunów prawnych oraz wkładki do opisu zrealizowanych konsultacji,
– możliwe jest umieszczanie w teczce również innych otrzymanych od pacjentów dokumentów lub ich kser, z zaznaczeniem, że pobierając dokument od pacjenta w treści konsultacji umieszczamy na ten temat krótką informację i jeśli nie jest to konieczne to nie pobieramy oryginałów, a jedynie ksera,
– specjalista po zrealizowaniu każdej konsultacji notuje ją w ramach teczki wskazując jego liczbę porządkową, datę, opis i składając swój podpis.
– zgodnie z zasadami opisanymi w dziale dot. rozliczeń specjalista uzupełnia swój papierowy rejestr (zeszyt).

3. NFZ:
– dokumentacja medyczna jest prowadzona w formie elektronicznej za pośrednictwem programu MMedica.
– każdy specjalista przekazuje swoje dane osobowe w rejestracji, która tworzy konto i przekazuje zwrotnie dane do logowania oraz instruuje jak posługiwać się programem.
– specjalista jest zobowiązany do uzupełnienia dokumentacji medycznej po udzieleniu każdego świadczenia wpisując obligatoryjnie informacje w ramach wywiadu oraz odpowiednie rozpoznanie. Dodatkowo, jeśli rodzaj świadczenia i sytuacja pacjenta tego wymagają także inne informacje i dokumenty.
– rejestracja uzupełnia rozliczenia do każdego świadczenia, w związku z powyższym, zgodnie z zasadami opisanymi w dziale dot. rozliczeń, specjalista w ramach swojego rejestru (zeszytu) wpisuje wartość punktową zrealizowanego świadczenia i jego rodzaj, a brak tych informacji lub brak opisu świadczenia w programie powoduje, że świadczenie pozostaje nierozliczone w ramach kontraktu z NFZ i ma możliwości otrzymania za nie wynagrodzenia.

1. Każdą, planowaną (urlop) i nieplanowaną (choroba) nieobecność, należy zgłaszać za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie – https://wspomaganie-rozwoju.pl/nieobecnosci/
2. [UWAGA WAŻNE!] W przypadku nieobecności nieplanowanej bardzo ważna jest szybka reakcja rejestracji. Prosimy o jak najszybsze powiadomienie rejestracji także telefonicznie.
3. [UWAGA WAŻNE!] Urlopy powinny być zgłaszane z 1-miesięcznym wyprzedzeniem. Zgłoszenie urlopu należy poprzedzić konsultacjami w rejestracji jak w danym terminie przedstawia się sytuacja z umówionymi pacjentami. Jednorazowy urlop nie powinien przekraczać 14 dni (łącznie z weekendami).

Prosimy o utrzymanie odpowiedniego wizerunku, pod względem ubioru i innych walorów estetycznych.